Kennismanagement: betekenis, model & adviezen

Bedrijven die kennis optimaal inzetten zijn efficiënter, effectiever en innovatiever. Het beheren van kennis voor het bereiken van organisatiedoelen noemen we kennismanagement. In dit artikel leggen we uit wat kennismanagement is, welke soorten kennis er bestaan en geven we adviezen om kennismanagement in de praktijk te brengen.

Wat is kennismanagement?

Kennismanagement is het proces van identificatie, organisatie, opslag en verspreiding van informatie binnen een organisatie. Bedrijven investeren in kennismanagement om organisatiedoelstellingen efficiënter en effectiever te bereiken door kennis optimaal te gebruiken. Zo kan kennismanagement bijdragen aan betere prestaties van de organisatie en individuen, innovatie en aan het verkrijgen van een concurrentievoordeel.

Kennismanagement wordt in Nederland ook vaak aangeduid met de Engelse term knowledge management (KM). Hoewel kennisbeheer al decennialang wordt toegepast in organisaties, is het sinds de jaren 90 van de twintigste eeuw ook onderwerp van academische onderzoeken.

Welke soorten kennis zijn er?

Om kennismanagement als strategie succesvol in te zetten voor je organisatie is het goed om eerst de verschillende soorten kennis te definiëren.

Onbewuste kennis

Onbewuste kennis, tacit knowledge in het Engels genoemd, is kennis die diep in iemand zit en gebaseerd is op persoonlijke ervaring, vaardigheden en intuïtie. Deze kennis is moeilijk te verwoorden, over te dragen of vast te leggen.

Onbewuste kennis is vaak verworven door praktijkervaring en bevat persoonlijke inzichten. Voorbeelden zijn een ervaren chef-kok die intuïtief weet hoe lang een gerecht moet sudderen zonder op de klok te kijken of een teamleider die zonder expliciete regels begrijpt hoe conflicten in het team opgelost kunnen worden.

Impliciete kennis

Impliciete kennis is kennis die nog niet expliciet is gemaakt, maar theoretisch wel overdraagbaar kan zijn. Het is kennis die zich tussen tacit en expliciete kennis bevindt. Impliciete kennis is niet direct opgeschreven of geformaliseerd, vaak verborgen in dagelijkse routines of gewoonten, en kan relatief eenvoudig worden vastgelegd door middel van interviews, observaties of documentatie.

Voorbeelden zijn het proces dat een ervaren medewerker volgt om een probleem op te lossen, maar dat niet is gedocumenteerd of de methodes die een organisatie gebruikt om haar cultuur te behouden, zonder dat dit expliciet is vastgelegd.

Expliciete kennis

Expliciete kennis is tot slot kennis die is geformaliseerd, gedocumenteerd en gemakkelijk toegankelijk of overdraagbaar is. Dit is de meest tastbare vorm van kennis. Expliciete kennis is gestructureerd en vastgelegd in fysieke of digitale vorm, eenvoudig te delen en te hergebruiken.

Voorbeelden zijn een trainingshandleiding die precies beschrijft hoe een nieuwe medewerker een specifieke taak moet uitvoeren of bedrijfsbeleid dat is vastgelegd in een document.

Kennismanagement model: SECI-model

Bij kennismanagement wil je zo veel mogelijk onbewuste en impliciete kennis transformeren naar expliciete kennis, evenals verschillende soorten kennis binnen een organisatie overdragen. Een framework dat dit beschrijft is het SECI-model van Ikujori Nonaka.

Het SECI-model beschrijft hoe kennis in organisaties wordt gecreëerd en gedeeld door de wisselwerking tussen aan de ene kant onbewuste en impliciete kennis en aan de andere kant expliciete kennis. Het model bestaat uit vier processen die samen de continue kenniscreatie stimuleren.

Afbeeeeeeeeee

Afbeelding gecreëerd door JohannesKnopp gepubliceerd op Wikipedia

Socialisatie (onbewust en impliciet naar onbewust en impliciet)

Socialisatie is het proces waarbij onbewuste en impliciete kennis wordt gedeeld van de ene persoon naar de andere door directe interactie en ervaring. Dit gebeurt vaak via observatie, gezamenlijke activiteiten, mentoring, of informeel overleg. Zo leert een ervaren vakman bijvoorbeeld een leerling nieuwe vaardigheden door demonstratie.

Externalisatie (onbewust en impliciet naar expliciet)

Dit is het proces waarbij onbewuste en impliciete kennis wordt omgezet in expliciete kennis door middel van articulatie, zoals woorden, concepten of modellen. Dit kan door brainstormsessies, schrijven van handleidingen of het maken van schema’s. Een voorbeeld is een medewerker die zijn ervaringen documenteert in een rapport zodat anderen ervan kunnen leren.

Combinatie (expliciet naar expliciet)

Tijdens dit proces wordt expliciete kennis samengevoegd en geherstructureerd om nieuwe expliciete kennis te creëren. Dit gebeurt vaak door informatie te verzamelen, analyseren en organiseren, bijvoorbeeld met behulp van databases of vergaderingen. Een voorbeeld is bijvoorbeeld als marketingteams verschillende rapporten combineren  om een nieuwe strategie te formuleren.

Internalisatie (expliciet naar onbewust en impliciet)

Internalisatie is het proces waarbij expliciete kennis wordt opgenomen en geïntegreerd in de persoonlijke ervaring, waardoor het impliciete kennis wordt. Dit gebeurt door praktijkervaring, reflectie, en toepassing in de dagelijkse werkzaamheden. Zo leert een werknemer een nieuwe procedure uit een handleiding en past deze toe totdat het een gewoonte wordt.

Deze vier processen vormen een dynamische en continue cyclus, de kennisspiraal. Terwijl de kennis door deze cycli beweegt, verspreidt en ontwikkelt waardevolle kennis zich binnen de organisatie. Het SECI-model benadrukt dat kenniscreatie niet een eenmalige gebeurtenis is, maar een voortdurend proces dat afhankelijk is van interacties tussen individuen en groepen. Het SECI-model draagt bij aan het stimuleren van innovatie, het vastleggen en delen van organisatorische kennis, en het creëren van een effectieve leercultuur.

Adviezen voor kennismanagement in de praktijk

Het succesvol implementeren van kennismanagement in een organisatie vraagt om strategisch en praktisch handelen. Hieronder geven we 7 adviezen voor het in praktijk brengen van succesvol kennismanagement.

1. Identificeer en categoriseer kennis

Bepaal waar cruciale kennis zich bevindt, wie deze bezit, en hoe deze wordt gedeeld. Creëer een kennisoverzicht (kennis mapping) en breng bestaande onbewuste, impliciete en expliciete kennis in kaart. Richt je hierbij op kennis die direct bijdraagt aan de kernprocessen en doelstellingen van de organisatie.

2. Bepaal KPI’s

Bepaal welke KPI’s belangrijk zijn om de bijdrage van kennismanagement aan je organisatiedoelstellingen te meten. Dit kan bijvoorbeeld gebruiksfrequentie van kennisplatforms, snelheid van innovatie, en klanttevredenheid zijn. Zorg voor een systeem waarmee je KPI’s kunt meten. Verzamel daarnaast regelmatig feedback van medewerkers over de effectiviteit van kennisbeheer.

3. Faciliteer technologie en kennismanagement tools

Gebruik kennismanagementsystemen (KMS). Implementeer platforms zoals intranetten, documentbeheersystemen, of kennismanagement ssoftware (bijv. SharePoint, Confluence, Slack of Trello). Zorg ervoor dat medewerkers snel en eenvoudig toegang hebben tot relevante informatie. Met de opkomst van kunstmatige intelligentie is het eenvoudiger voor organisaties geworden om patronen in data te identificeren en kennis te verrijken. Lees ook onze blogpost over bedrijfssoftware voor meer inzicht in de verschillende soorten tools.

4. Zorg voor effectieve processen en structuur

Bouw kennismanagement in bestaande workflows, zoals projectevaluaties of brainstormsessies.

Documenteer lessen geleerd na elke belangrijke activiteit of project. Documenteer en deel inzichten en successen. Gebruik gestandaardiseerde sjablonen voor het opslaan en presenteren van kennis.

5. Creëer een cultuur van kennisdeling

Stimuleer samenwerking en moedig medewerkers aan om kennis te delen via open communicatie, teamwork en interdisciplinaire samenwerking.  Beloon medewerkers die actief bijdragen aan het delen en creëren van kennis. Zorg dat leiders en managers kennisdeling actief ondersteunen en zelf het goede voorbeeld geven.

Start ook mentorprogramma’s. Koppel junior medewerkers aan ervaren collega’s om impliciete kennis over te dragen. Creëer daarnaast informele groepen waarin medewerkers met gedeelde interesses kennis uitwisselen. Faciliteer eveneens on-the-job training voor leermomenten binnen dagelijkse werkprocessen.

6. Zorg voor continu leren

Train medewerkers door trainingen aan te bieden over het gebruik van kennismanagement tools en technieken. Promoot daarnaast levenslang leren. Moedig medewerkers aan om nieuwe vaardigheden en kennis te blijven ontwikkelen. E-learning platforms zijn hiervoor heel geschikt. Biedt medewerkers ook een budget aan dat ze kunnen gebruiken voor trainingen en opleidingen.

7. Creëer een veilige omgeving

Implementeer beveiligingsprotocollen om vertrouwelijke of gevoelige kennis te beschermen. Zorg ook voor een veilige werkcultuur. Medewerkers moeten zich comfortabel voelen om hun kennis te delen zonder angst voor negatieve consequenties.

We wensen je veel succes bij het implementeren van een succesvolle kennismanagement strategie.