Wanneer mag ik als ondernemer een incassobureau inschakelen?

Incassobureau inschakelen

Vrijwel iedere ondernemer krijgt er mee te maken: een klant of opdrachtgever die de factuur niet voldoet. Hoewel er in Nederland steeds meer mensen zijn die een schuld hebben is de kans groot dat jij niet van plan bent om dat binnen je bedrijf op te bouwen. Een zakelijke of particuliere klant heeft immers een dienst of product bij je afgenomen en dat moet betaald worden. Heb je te maken met een klant die allang had moeten betalen en zit je erover na te denken om een incassobureau Nederland in te schakelen? Let dan goed op het verschil of je met een zakelijke klant of met een consument te maken hebt.

Incassobureau inschakelen bij particuliere klant

Een groot deel van de ondernemers in Nederland heeft consumenten als klanten. Zij vallen onder particuliere klanten en daarmee ook onder een andere wetgeving dan zakelijke klanten. Consumenten worden in Nederland namelijk beter beschermd dan klanten die zakelijke aankopen doen. Bij particulieren mag je bijvoorbeeld niet zomaar een incassobureau inschakelen. Er is een aantal stappen dat je eerst moet voldoen:

  1. Heeft je klant de factuur niet betaald? Stuur dan een aanmaning. Vervolgens krijgt de consument 14 dagen de tijd om de factuur alsnog te kunnen voldoen.
  2. Maak ook een zogeheten veertiendagenbrief die je bij de aanmaning voegt. Deze brief moet wel aan de juiste onderdelen voldoen; anders is de brief niet geldig en mag je geen incassokosten rekenen. Zo is de juiste datum heel belangrijk, evenals de juiste incassokosten. Zorg dat de brief naast fysiek ook altijd online wordt verstuurd om zo de datum te kunnen hanteren.
  3. Krijg je alsnog geen gehoor na een herinnering, aanmaning en veertiendagenbrief? Dan mag je een incassobureau inschakelen om alsnog geld op te halen bij een consument.

Het is belangrijk om aan deze stappen te voldoen. Juist omdat de Nederlandse consument zo goed beschermd is, kan een klein foutje er al voor zorgen dat je geen extra kosten kunt rekenen. Ook mag je niet zomaar direct een incassobureau op de factuur zetten – je moet echt eerst een particuliere klant herinneren aan de betaling.

Incassobureau inschakelen bij zakelijke klant

Bij zakelijke klanten ligt dit anders: ondernemingen in Nederland worden namelijk veel minder goed beschermd dan consumenten. Wist je dat er zelfs geen wettelijke termijnen bestaan om een incassobureau in te schakelen wanneer een zakelijke klant niet op tijd betaald heeft? Je zou bij wijze van dus direct een bureau in kunnen schakelen wanneer de factuur een dag over tijd is. Het is niet verplicht om eerst een aanmaning te sturen of om een betalingsherinnering onder de aandacht te brengen. Toch blijkt uit de praktijk dat dit wel wordt aangeraden. De kans is groot dat je die zakelijke klant misschien wel wilt houden als klant.

Ook kan er iets tussen zijn gekomen waardoor de klant vergeten is om te betalen. Neem dus altijd eerst zelf contact op en vraag waarom de factuur nog niet is betaald. Een groot deel van de klanten betaalt in dat geval alsnog de factuur – en zo zijn jullie waarschijnlijk even goede vrienden. Natuurlijk is er altijd een klein deel dat alsnog niet betaalt. Stuur direct een betalingsherinnering of aanmaning of stap eventueel meteen over op het inschakelen van een incassobureau. Veel ondernemers, zowel mensen die net een bedrijf hebben gestart als oude rotten in het vak, weten het namelijk niet, maar een factuur kan verjaren. Dat betekent dat als je te lang wacht je op een gegeven moment geen recht meer hebt op je geld.

Verjaren van een factuur: dit moet je weten

Een verstuurde factuur kan je niet voor altijd incasseren; hoe gek dat eigenlijk ook is. Je hebt een dienst of product geleverd en volgens de morele verplichting dus zeker recht op je geld. Na vijf jaar is een zakelijke vordering echter niet meer geldig, waardoor je geen incassobureau meer in kunt schakelen. Over het algemeen wachten de meeste ondernemers niet zó lang met het incasseren van het geld waar ze recht op hebben. Toch kan het gebeuren dat je een factuur vergeet na het versturen van een aanmaning; helemaal wanneer het om een factuur gaat met een redelijk laag bedrag. Wanneer dat het geval is, mag je zo’n bedrag niet meer via de rechter opeisen.

Bij zakelijke facturen en vorderingen geldt altijd een officiële verjaringstermijn van vijf jaar. Heb je een factuur verstuurd met een betalingstermijn van 30 dagen? Dan gaat de verjaringstermijn in op de dag dat de 30 dagen om zijn. Na die vijf jaar moet de klant het bedrag alsnog betalen, dus je kunt er alsnog achteraan blijven gaan. Veel mensen geven het na een tijdje vaak op. Daarom is het altijd aan te raden om een incassobureau Nederland in te schakelen. Dat zijn experts die voor jou aan de slag gaan om de betaling te halen waar je recht op hebt.

Nog meer lezen?

Een BV oprichten: waar moet je rekening mee houden?

Als ondernemer bepaal je onder andere welke rechtsvorm past bij je bedrijf. Het kan aantrekkelijk zijn om een BV (Besloten Ve>>

Lees artikel