Wanneer een incassobureau inschakelen en wat zijn de kosten?

Vrijwel iedere ondernemer krijgt er mee te maken: een klant of opdrachtgever die de factuur niet betaald. Heb je te maken met een klant die allang had moeten betalen en zit je erover na te denken om een incassobureau in te schakelen? Let dan goed op het verschil of je met een zakelijke klant of met een consument te maken hebt.

In dit artikel bespreken we alle zaken rondom het inschakelen van een incassobureau en meer:

• Wat is een incasso
  • Wat is een incassobureau
• Incassobureau inschakelen bij particuliere klant
• Incassobureau inschakelen bij zakelijke klant
• Kosten incassobureau
  • Maximale incassokosten
• Verjaring van een factuur

Wat is een incasso

Incasso is het proces waarbij een schuldeiser (degene die geld tegoed heeft) probeert een openstaande schuld te innen bij een debiteur (degene die het geld verschuldigd is).

Wat is een incassobureau

Een incassobureau is een bedrijf dat gespecialiseerd is in het innen van openstaande schulden namens schuldeisers. Wanneer een debiteur (degene die het geld verschuldigd is) niet op tijd betaalt of niet reageert op betalingsherinneringen, kan een schuldeiser (degene die geld tegoed heeft) besluiten om een incassobureau in te schakelen.

Incassobureau inschakelen bij particuliere klant

Een groot deel van de ondernemers in Nederland heeft consumenten als klanten. Zij vallen onder particuliere klanten en daarmee ook onder een andere wetgeving dan zakelijke klanten. Consumenten worden in Nederland namelijk beter beschermd dan klanten die zakelijke aankopen doen. Bij particulieren mag je bijvoorbeeld niet zomaar een incassobureau inschakelen. Er zijn een aantal stappen waar je eerst aan moet voldoen:

1. Heeft je klant de factuur niet betaald? Stuur dan een aanmaning. Vervolgens krijgt de consument 14 dagen de tijd om de factuur alsnog te kunnen voldoen.
2. Maak ook een zogeheten veertiendagenbrief die je bij de aanmaning voegt. Deze brief moet wel aan de juiste onderdelen voldoen; anders is de brief niet geldig en mag je geen incassokosten rekenen. Zo is de juiste datum heel belangrijk, evenals de juiste incassokosten. Zorg dat de brief naast fysiek ook altijd online wordt verstuurd om zo de datum te kunnen hanteren.
3. Krijg je alsnog geen gehoor na een herinnering, aanmaning en veertiendagenbrief? Dan mag je een incassobureau inschakelen om alsnog geld op te halen bij een consument.

Het is belangrijk om aan deze stappen te voldoen. Juist omdat de Nederlandse consument zo goed beschermd is, kan een klein foutje er al voor zorgen dat je geen extra kosten kunt rekenen. Ook mag je niet zomaar direct een incassobureau op de factuur zetten – je moet echt eerst een particuliere klant herinneren aan de betaling.

Incassobureau inschakelen bij zakelijke klant

Bij zakelijke klanten ligt dit anders: ondernemingen in Nederland worden namelijk veel minder goed beschermd dan consumenten. Wist je dat er zelfs geen wettelijke termijnen bestaan om een incassobureau in te schakelen wanneer een zakelijke klant niet op tijd betaald heeft? Je zou bij wijze van dus direct een bureau in kunnen schakelen wanneer de factuur een dag over tijd is. Het is niet verplicht om eerst een aanmaning te sturen of om een betalingsherinnering onder de aandacht te brengen. Toch blijkt uit de praktijk dat dit wel wordt aangeraden. De kans is groot dat je die zakelijke klant misschien wel wilt houden als klant.

Ook kan er iets tussen zijn gekomen waardoor de klant vergeten is om te betalen. Neem dus altijd eerst zelf contact op en vraag waarom de factuur nog niet is betaald. Een groot deel van de klanten betaalt in dat geval alsnog de factuur – en zo zijn jullie waarschijnlijk even goede vrienden. Natuurlijk is er altijd een klein deel dat alsnog niet betaalt. Stuur direct een betalingsherinnering of aanmaning of stap eventueel meteen over op het inschakelen van een incassobureau. Veel ondernemers, zowel mensen die net een bedrijf hebben gestart als oude rotten in het vak, weten het namelijk niet, maar een factuur kan verjaren. Dat betekent dat als je te lang wacht je op een gegeven moment geen recht meer hebt op je geld.

Kosten incassobureau

De kosten voor het inschakelen van een incassobureau kunnen variëren, afhankelijk van de diensten die zij aanbieden en het soort vordering dat je wilt innen. Over het algemeen zijn er drie soorten kosten die incassobureaus in rekening brengen:

1. Dossierkosten: Dit zijn de opstartkosten die in rekening worden gebracht wanneer je een incassobureau inschakelt. Deze kosten kunnen verschillen van €25 tot €100, afhankelijk van het bureau en de complexiteit van de zaak.
2. Succesfee: Veel incassobureaus werken op basis van ‘no cure, no pay’. Wanneer er word afgesproken bij incasso op basis van ‘no cure, no pay’ hoeft je niks te betalen als het bureau jouw vordering niet heeft kunnen incasseren. In ruil daarvoor ontvangt de incassobureau een succesfee (percentage van het geïncasseerde bedrag) als zij er wel in slagen om de vordering te incasseren. De succesfee varieert meestal tussen 15% en 25% van het geïncasseerde bedrag, afhankelijk van de grootte van de vordering en de complexiteit van de zaak.
3. Kosten voor gerechtelijke procedures: Als het incassobureau er niet in slaagt om de vordering minnelijk (buitengerechtelijk) te incasseren, kan het nodig zijn om gerechtelijke stappen te ondernemen. In dit geval kunnen de kosten voor juridische bijstand en eventuele gerechtelijke kosten van toepassing zijn. Deze kosten variëren op basis van de complexiteit van de zaak en de tarieven van de advocaat of deurwaarder.

Het is belangrijk om de kostenstructuur van een incassobureau te begrijpen voordat je een contract met hen aangaat. Vraag om een gedetailleerde offerte en lees de algemene voorwaarden zorgvuldig door.

Maximale incassokosten

De schuldeiser (ondernemer) of incassobureau kan ook de incassokosten (deels) in rekening brengen. Hierbij geldt een minimumbedrag van € 40. Hoe hoog de incassokosten maximaal mag zijn, is afhankelijk van de hoogte van de openstaande rekening:

Laten we het verduidelijken met een reken voorbeeld. Stel de openstaande rekening bedraagt 15.000 euro, dan mag je als ondernemer het volgende aan incassokosten vragen:

• 2.500 * 15% = 375
• 2.500 * 10% = 250
• 5.000 * 5% = 250
• 5.000 * 1% = 50
• In totaal maakt dat 375 + 250 + 250 + 50 = 925 euro

Verjaren van een factuur

Een verstuurde factuur kan je niet voor altijd incasseren; hoe gek dat eigenlijk ook is. Je hebt een dienst of product geleverd en volgens de morele verplichting dus zeker recht op je geld. In Nederland gelden er wettelijke verjaringstermijnen voor het innen van facturen. De verjaringstermijn hangt af van het soort schuldeiser en de aard van de overeenkomst.

1. Zakelijke transacties (B2B): Voor zakelijke transacties tussen bedrijven geldt over het algemeen een verjaringstermijn van 5 jaar. Deze termijn gaat in op de dag nadat de factuur opeisbaar is geworden.
2. Consumententransacties (B2C): Voor facturen die betrekking hebben op transacties tussen bedrijven en consumenten geldt een verjaringstermijn van 2 jaar. Ook hier gaat de termijn in op de dag nadat de factuur opeisbaar is geworden.
3. Contractuele afspraken: Partijen kunnen in een contract een andere verjaringstermijn overeenkomen. Dit kan zowel langer als korter zijn dan de wettelijke termijn. Het is belangrijk om de contractuele voorwaarden te controleren om te bepalen welke verjaringstermijn van toepassing is op de specifieke situatie.

Let op: De verjaringstermijn kan worden gestuit of verlengd. Dit gebeurt bijvoorbeeld als de schuldeiser een aanmaning stuurt of als er juridische stappen worden ondernomen om de vordering te innen. Het is verstandig om juridisch advies in te winnen als je te maken heeft met verjaring van facturen.